Repensant les reunions i les videotrucades

Les reunions maten. Maten empreses, organitzacions, projectes, però sobre tot suposen una pèrdua de temps amb uns costos incalculables. Bé, el cost es pot saber fent servir simples calculadores com aquesta. Però la majoria d’empreses i institucions prefereixen no calcular-ho.

Les reunions d’ahir són les videotrucades d’avui: tenen els mateixos defectes, però amb la introducció de la tecnologia apareixen també noves oportunitats.

Abans de l’ús massiu de ginys que deriven de la tecnologia de la informació i les comunicacions, el treball era sempre síncrona (en temps real) i, per tant, les reunions eren gairebé l’única fórmula per treballar junts de forma eficient. Però amb l’aparició d’internet, apareix la possibilitat de treballar de forma asíncrona, és a dir, avançar en paral·lel i mantenir les comunicacions per coordinar i alinear tasques, reptes, objectius i assoliments. I la realitat es que el treball asíncrona és molt més eficient, fa que el treball de les persones sigui molt més productiu, es redueixin les pèrdues de temps i es manté molt millor l’enfoc en allò que realment aporta valor: <<Focus, focus, focus>>.

I existeixen algunes eines que ajuden a mantenir la coordinació i faciliten el treball asíncrona. A U·Trans fem servir eines com Trello (per organitzar, prioritzar i assignar tasques) o Slack (per millorar la comunicació interna) i aquestes eines ens han demostrat  que no tot passa per fer videotrucades.

El poder del flow.

El treball asíncrona facilita el flow. <<Fluir és l’estat en el qual les persones entren quan estan immerses en una activitat i res més importa>> segons Mihaly Csikszentmihalyi. Creiem que el nostre estat de concentració s’encén i s’apaga com un interruptor, però no és cert: tardem entre 10 i 15 minuts per assolir l’estat de concentració òptim. Owen Schaffer recepta 7 condicions per poder fluir en una activitat:

1. Saber què fer.
2. Saber com fer-ho.
3. Saber com de bé ho estem fent.
4. Saber a on anem.
5. Tenir desafiaments ambiciosos.
6. Utilitzar els nostres millors recursos personals.
7. Restar lliures de distraccions.

I no hi ha major distracció per treballar que les videotrucades.

Si revisem enquestes de treballadors de multinacionals, la queixa principal dels treballadors sobre els seus caps es que <<no comuniquen amb claredat la missió de l’equip, realment no saben quins son els seus objectius>>. Potser per això molts creuen que és tant important reunir-se tan sovint. Però com diu l’antic director del MIT Media Lab Joichi Ito: <<És molt més important tenir una brúixola apuntant a un objectiu concret que tenir un mapa>>.

Desgraciadament, el teletreball no consisteix en obrir un canal de Zoom, Whereby, Teams o la plataforma que sigui. El teletreball suposa un canvi organitzatiu integral. Afecta la cultura empresarial, l’organització i la coordinació. Suposa una transformació integral tant important que requereix d’una reflexió estratègica que, quan abans la fem, millor perquè sembla que molts d’aquests canvis han vingut per quedar-se.