La digitalització en projectes de consultoria.

Aquest mes de maig del 2020 hem celebrat la trobada de cloenda amb Barcelona Treball, després d’un any de compartir un projecte de consultoria ambiciós i de gran valor en matèria de coneixement i impacte social. El resultat d’aquesta col·laboració ajudarà en la tasca d’orientació professional i en millorar l’ocupabilitat de la ciutadania de Barcelona i del nostre país, ara que se’ns presenta un escenari post-COVID19 on la reactivació econòmica i el desenvolupament local seran més claus que mai.

L’objectiu ha estat actualitzar i reestructurar la informació del web de Barcelona Treball dedicada a l’orientació professional. Així, ha estat cabdal digitalitzar i optimitzar la metodologia de treball en la col·laboració ja des d’un inici.

Què hem fet?

En primer lloc, les eines per compartir i treballar simultàniament documents en línia han estat necessàries per afrontar les revisions i transformacions dels continguts del web Barcelona Treball. Aquests instruments virtuals ens han permès ser transparents en termes de procediments i metodologia de treball, així com en la distribució de tasques en un equip format per professionals d’U·Trans i de Barcelona Treball. La confiança mútua és fonamental en la digitalització dels projectes de consultoria, sobretot perquè permet aprofitar el talent de l’organització client.

Hem compartit equip i projecte davant de 1.007 ocupacions a revisar i actualitzar, que conformen el Catàleg d’Ocupacions de Barcelona Treball per ajudar a l’orientació professional de les persones, independentment de la seva edat i/o etapa professional vital. Les fitxes ocupacionals consten d’una mitja de 10 apartats d’informació que descriuen en detall el perfil professional, perquè fàcilment l’usuari pugui veure’s desenvolupant noves tasques i responsabilitats laborals. Adjunt podeu trobar un exemple. En totes elles, veureu que s’ha tingut especial cura en fer servir un llenguatge inclusiu en termes de gènere, edat, cultura i origen traduint-les al català, al castellà i a l’anglès.

Com ho hem fet?

Organitzar, descriure i plasmar el mercat de treball local en un únic lloc web és el repte que hem perseguit al llarg d’aquest any. De ben segur que a la tardor d’enguany ja podrem presentar-vos el resultat publicat a Barcelona Treball. Ara bé, el que ens interessa destacar aquí és la importància de digitalitzar els processos de gestió tècnica que suposen projectes d’aquesta magnitud.

Cada una de les fitxes ocupacionals revisades, necessitava en primera instància un acord respecte la transformació que requeria, tot seguit aplicar-hi els canvis i finalment contrastar i validar el resultat final amb l’equip de Barcelona Treball. Només aquest procés podria suposar marejar un document diverses vegades entre U·Trans i el client, guardar-lo en diversos espais dels servidors corresponents, és a dir, en carpetes internes d’U·Trans i Barcelona Treball respectivament, havent de crear una nova versió cada cop que el document s’hagués editat, etc.

Aquest procediment llarg i repetitiu pot fer que es perdi de vista en quin punt es troba un determinat document i quina és la ruta per arribar a la carpeta on s’ha guardat la darrera versió. Si al·ludim a aquest escenari quotidià, ara que ens trobem teletreballant des de casa, això realment es converteix en un laberint que esgota a qualsevol, confon de manera continua i acaba representant una gran pèrdua de temps.

Per treballar tot l’equip en un únic document en línia i garantir la productivitat convé incloure noves eines virtuals en la nostra quotidianitat. A més a més, les possibilitats del núvol ens permeten conservar les versions anteriors per no perdre informació i treballar amb suggeriments i comentaris que integren múltiples opinions i que, fàcilment, fent clic en un botó, es poden incorporar automàticament.

Què hem après?

Aquesta és la lliçó apresa que volem compartir amb vosaltres, atès que en un únic document hi hem intervingut U·Trans, Barcelona Treball, els serveis de traducció. D’aquesta manera, es fa accessible a qualsevol persona d’ambdues organitzacions perquè sempre que vulgui pugui consultar les diverses versions per valorar els canvis introduïts. Per tant, hem aconseguit simplificar els processos d’introducció de canvis, contrastos, validacions i fins i tot, els treballs de traducció en tres idiomes amb eines de missatgeria instantània (Slack), eines per a la videoconferència (Whereby) i plataformes de co-creació i col·laboració en el núvol (Drive) optimitzant la transparència de les tasques desenvolupades i creant el clima de confiança necessària amb el client.

Malgrat pugui entendre’s com un procés obvi i fàcil d’incorporar en les organitzacions, cal incorporar un determinat marc mental que permet automatitzar i digitalitzar totes les gestions tècniques que suposa qualsevol col·laboració professional per endegar un projecte d’aquesta envergadura. En el procés d’incorporar el nou marc mental, és habitual trobar múltiples resistències al canvi en les organitzacions amb les quals normalment es treballa. Trobar l’equip de Barcelona Activa obert a noves metodologies de treball ha resultat ser part de l’èxit d’aquest aprenentatge i un viatge compartit d’experiències enriquidores. Amb la incorporació d’eines de treball en línia, ha estat possible treballar  des de diferents països en videoconferència i hem estat capaces de generar un document de traçabilitat (que compta amb 1.029 files i més de 50 columnes) que resumeix analíticament els resultats de la feina feta de transformar i actualitzar més d’un miler d’ocupacions.

La digitalització avança imparable i l’equip d’U·Trans és al vostre costat per acompanyar-vos en aquest gran repte.