Repensando las reuniones y las videollamadas

Las reuniones matan. Matan empresas, organizaciones, proyectos, pero sobre todo suponen una pérdida de tiempo con unos costes incalculables.

Bueno, el coste se puede saber usando simples calculadoras como ésta. Pero la mayoría de empresas e instituciones prefieren no calcularlo.

Las reuniones de ayer son las videollamadas de hoy: tienen los mismos defectos, pero con la introducción de la tecnología aparecen también nuevas oportunidades.

Antes del uso masivo de dispositivos que derivan de la tecnología de la información y las comunicaciones, el trabajo era siempre síncrona (en tiempo real) y, por tanto, las reuniones eran casi la única fórmula para trabajar juntos de forma eficiente. Pero con la aparición de internet, aparece la posibilidad de trabajar de forma asíncrona, es decir, avanzar en paralelo y mantener las comunicaciones para coordinar y alinear tareas, retos, objetivos y logros. Y la realidad es que el trabajo asíncrono es mucho más eficiente, hace que el trabajo de las personas sea mucho más productivo, se reduzcan las pérdidas de tiempo y se mantiene mucho mejor el enfoque en lo que realmente aporta valor: << Foco, foco, foco >>.

Y existen algunas herramientas que ayudan a mantener la coordinación y facilitan el trabajo asíncrono. En U·Trans utilizamos herramientas como Trello (para organizar, priorizar y asignar tareas) o Slack (para mejorar la comunicación interna) y estas herramientas nos han demostrado que no todo pasa por hacer videollamadas.

El poder del flow.

El trabajo asíncrono facilita el flow. <<Fluir es el estado en el que las personas entran cuando están inmersas en una actividad y nada más importa>> según Mihaly Csikszentmihalyi. Creemos que nuestro estado de concentración se enciende y se apaga como un interruptor, pero no es cierto: tardamos entre 10 y 15 minutos para alcanzar el estado de concentración óptimo. Owen Schaffer receta 7 condiciones para poder fluir en una actividad:

1. Saber qué hacer.
2. Saber cómo hacerlo.
3. Saber lo bien que lo estamos haciendo.
4. Saber dónde vamos.
5. Tener desafíos ambiciosos.
6. Utilizar nuestros mejores recursos personales.
7. Estar libres de distracciones.

Y no hay mayor distracción para trabajar que las videollamadas.

Si revisamos encuestas de trabajadores de multinacionales, la queja principal de los trabajadores sobre sus cabezas es que << no comunican con claridad la misión del equipo, realmente no saben cuáles son sus objetivos >>. Quizá por eso muchos creen que es tan importante reunirse tan a menudo. Pero como dice el antiguo director del MIT Media Lab Joichi Ito: <<Es mucho más importante tener una brújula apuntando a un objetivo concreto que tener un mapa>>.

Desgraciadamente, el teletrabajo no consiste en abrir un canal de Zoom, Whereby, Teams o de cualquier plataforma. El teletrabajo supone un cambio organizativo integral. Afecta la cultura empresarial, la organización y la coordinación. Supone una transformación integral tan importante que requiere de una reflexión estratégica que, cuando antes se lleve a cabo, mejor porque parece que muchos de estos cambios han venido para quedarse.