La digitalización en proyectos de consultoría.

Este mes de mayo de 2020 hemos celebrado la reunión de cierre con Barcelona Treball, después de un año de compartir un proyecto de consultoría ambicioso y de gran valor en materia de conocimiento e impacto social. El resultado de esta colaboración ayudará en la tarea de orientación profesional y en mejorar la empleabilidad de la ciudadanía de Barcelona y de nuestro país, ahora que se nos presenta un escenario post-COVID19 donde la reactivación económica y el desarrollo local serán más claves que nunca.

El objetivo ha sido actualizar y reestructurar la información de la web de Barcelona Treball dedicada a la orientación profesional. Así, ha sido primordial digitalizar y optimizar la metodología de trabajo en la colaboración ya desde un inicio.

¿Qué hemos hecho?

En primer lugar, las herramientas para compartir y trabajar simultáneamente documentos en línea han sido necesarias para afrontar las revisiones y transformaciones de los contenidos de la web Barcelona Treball. Estos instrumentos virtuales nos han permitido ser transparentes en términos de procedimientos y metodología de trabajo, así como en la distribución de tareas en un equipo formado por profesionales de U·Trans y de Barcelona Treball. La confianza mutua es fundamental en la digitalización de los proyectos de consultoría, sobre todo porque permite aprovechar el talento de la organización cliente.

Hemos compartido equipo y proyecto ante 1.007 empleos a revisar y actualizar, que conforman el Catálogo de Ocupaciones de Barcelona Trabajo para ayudar a la orientación profesional de las personas, independientemente de su edad y / o etapa profesional vital. Las fichas ocupacionales constan de una media de 10 apartados de información que describen al detalle el perfil profesional al objeto que fácilmente el usuario pueda verse desarrollando nuevas tareas y responsabilidades laborales. Adjunto encontrará un ejemplo. En todas ellas, verá que se ha tenido especial cuidado en utilizar un lenguaje inclusivo en términos de género, edad, cultura y origen traduciéndolas al catalán, al castellano y al inglés.

¿Cómo lo hemos hecho?

Organizar, describir y plasmar el mercado de trabajo local en un único sitio web es el reto que hemos perseguido a lo largo de este año. Seguro que en otoño de este año ya podremos presentaros el resultado publicado en Barcelona Treball. Ahora bien, lo que nos interesa destacar aquí es la importancia de digitalizar los procesos de gestión técnica que suponen proyectos de esta magnitud.

Cada una de las fichas ocupacionales revisadas, necesitaba en primera instancia un acuerdo respecto a la transformación que requería, a continuación aplicar los cambios y, finalmente, contrastar y validar el resultado final con el equipo de Barcelona Treball. Sólo este proceso podría suponer enviar un documento varias veces entre U·Trans y el cliente, guardarlo en varios espacios de los servidores correspondientes, es decir, en carpetas internas de U·Trans y Barcelona Treball respectivamente, debiendo crear una nueva versión cada vez que el documento se hubiera editado, etc.

Este procedimiento largo y repetitivo puede provocar que se pierda de vista el punto en que se encuentra un determinado documento y cuál es la ruta para llegar a la carpeta donde se ha guardado la última versión. Si aludimos a este escenario cotidiano, ahora que nos encontramos teletrabajando desde casa, esto realmente se convierte en un laberinto que agota a cualquiera, confunde y acaba representando una gran pérdida de tiempo.

Para trabajar todo el equipo en un único documento en línea y garantizar la productividad debemos incorporar nuevas herramientas virtuales en nuestra cotidianidad. Además, las posibilidades de la nube nos permiten conservar las versiones anteriores para no perder información y trabajar con sugerencias y comentarios que integran múltiples opiniones y que, fácilmente, haciendo clic en un botón, se pueden incorporar automáticamente.

¿Qué hemos aprendido?

Esta es la lección aprendida que queremos compartir con vosotros, dado que en un único documento hemos intervenido U·Trans, Barcelona Treball y los servicios de traducción. De este modo, se hace accesible a cualquier persona de ambas organizaciones para que siempre que quiera pueda consultar las diversas versiones para valorar los cambios introducidos. Por lo tanto, hemos conseguido simplificar los procesos de introducción de cambios, contrastes, validaciones e incluso los trabajos de traducción en tres idiomas con herramientas de mensajería instantánea (Slack), herramientas para la videoconferencia (Whereby) y plataformas de co-creación y colaboración en la nube (Drive), optimizando la transparencia de las tareas desarrolladas y creando el clima de confianza necesaria con el cliente.

Aunque pueda entenderse como un proceso obvio y fácil de incorporar en las organizaciones, deberá contarse com un determinado marco mental que permite automatizar y digitalizar todas las gestiones técnicas que supone cualquier colaboración profesional para iniciar un proyecto de esta envergadura. En el proceso de incorporar el nuevo marco mental, es habitual encontrar múltiples resistencias al cambio en las organizaciones con las que normalmente se trabaja. Encontrar al equipo de Barcelona Activa abierto a nuevas metodologías de trabajo ha resultado ser parte del éxito de este aprendizaje y un viaje compartido de experiencias enriquecedoras. Con la incorporación de herramientas de trabajo en línea, ha sido posible trabajar desde diferentes países en videoconferencia y hemos sido capaces de generar un documento de trazabilidad (que cuenta con 1.029 filas y más de 50 columnas) que resume analíticamente los resultados del trabajo de transformar y actualizar más de un millar de empleos.

La digitalización avanza imparable y el equipo de U·Trans está a vuestro lado para acompañaros en este gran reto.