El mapa d’actors: eina per a la gestió de projectes

A través d’internet podem accedir a webs i descripcions sobre què és un mapa d’actors, la seva importància, en quins camps es pot aplicar i com s’executa. Per tant, semblaria que ja està tot dit. Ara bé, la informació disponible es repeteix i cap no destaca la importància d’aquesta eina en la gestió de projectes.  

Què és un mapa d’actors?

Qualsevol projecte es pot plantejar, gestionar i entendre a partir dels actors que el sostenen. Una campanya de màrqueting, la definició d’un projecte, qualsevol acció col·lectiva… tot pot entendre’s en clau d’actors i de relacions que s’estableixen entre ells.  

Els actors, per tant, són les unitats d’interès formades per persones, recursos i coneixements que poden facilitar o impedir que un projecte avanci o no en l’assoliment del seu objectiu. El mapa d’actors ajuda a planificar accions i a descobrir les causes per les quals un projecte fracassa.  

És qüestió d’identificar en detall qui són els actors, de quins recursos disposen i quins són el seus interessos, que poden estar en consonància o no amb l’objectiu del projecte. El mapa d’actors és l’habilitat per a conduir aquest tipus d’anàlisis i emprar eines per a una gestió efectiva del projecte.   

Per què és important el mapa d’actors en la gestió de projectes?

Qualsevol projecte tindrà èxit o no en funció de múltiples causes. Ara bé, allò que ens ho farà més fàcil o més difícil són les persones agrupades en unitats d’interès que controlen determinats recursos. Si les sabem fer jugar a favor dels nostres objectius, el nostre projecte té més possibilitats de reeixir.  

Un projecte té sempre diferents fases: la definició d’objectius, la metodologia de treball, la implementació d’accions, l’avaluació de resultats, la redefinició dels objectius, etc. Ara bé, és clau entendre que en el camí trobarem actors que o bé coincidiran en part o en tot amb el nostre objectiu o bé els resultarà indiferent o bé ens faran oposició.  

Conèixer tots aquests actors, els seus interessos i recursos que controlen, les relacions que poden establir entre ells i preveure el seu comportament a mesura que anem desplegant accions és estratègic per a assolir el nostre objectiu. Aquesta és, precisament, la perspectiva que no acostuma a incorporar-se en la gestió de projectes, i per això és clau fer-ho.  

Tipus d‘actors i la seva classificació

Els actors del nostre mapa acostumen a classificar-se en funció de dues variables principals:  

• Si tenen més o menys possibilitat d’influir en l’assoliment del nostre objectiu (idea de capacitat).
• Si estan més o menys disposat afectar l’assoliment del nostre objectiu (idea d’interès).

En funció d’aquestes variables, s’obtenen quatre tipologies d’actors. Així, si un actor té molt poc interès i poca capacitat d’influir, pràcticament el podem descartar. Per contra, si un actor té molta capacitat d’influència en l’assoliment del nostre objectiu i molt d’interès en fer-ho, la relació que s’estableixi amb aquest actor serà estratègica.  

1. Definir qui és, identificant-lo. 
2. Analitzar quins interessos té en relació als objectius del nostre projecte i determinar el grau de coincidència o oposició. 
3. Descobrir quin tipus de recursos té a l’abast per assolir els seus objectius. Poden ser recursos de coneixement, econòmics, legals, materials (per exemple, en infraestructura o equipament), comunicatius i/o simbòlics. 
4. Determinar a l’avançada quina funció pot fer cada actor en el nostre mapa, és a dir, quines relacions establirà amb nosaltres i amb la resta d’actors. Podem determinar els següents rols o funcions:  
   • Facilitador o promotor: ens ajuda en l’assoliment de l’objectiu del projecte. 
   • Neutral o de filtre: no posa cap obstacle o potser algun de superable. 
   • Opositor o de porter (gatekeeper): intentarà que no assolim el nostre objectiu. 

Un cop identificats, estudiats i classificats el actor, es pot passar a definir el mapa.  

Passos per a crear un mapa d’actors efectiu 

El mapa d’actors ha de combinar les accions possibles o desitjables en cada fase del projecte, el que permetrà definir quines relacions són més oportunes d’establir en cada moment per a assolir l’objectiu del projecte.  

Per tant, el mapa no és una eina que només es fa servir a l’inici del projecte, en la fase d’anàlisi: és un recurs dinàmic que cal fer i refer contínuament i que permet definir noves accions. Cal anar fent passos, provocar canvis, generar noves situacions i redefinir les relacions entre actors per, a partir d’aquí, definir noves accions. 

Així, els passos per crear un mapa d’actors efectiu són: 

1.  Conèixer i classificar els actors (identificació, interessos, recursos i relacions potencials). 
2. Definir les accions que emprendrem vers l’assoliment dels objectius del projecte. 
3. Avaluar l’impacte assolit amb les accions desplegades: canvis en les relacions entre actors i resultats obtinguts. 
4. Redefinició d’accions i valoració 

Gràficament,

Eines i recursos per a dissenyar un mapa d’actors

Normalment, el mapa d’actors s’ha definit com a eina de disseny en processos de design thinking o com a simple instrument per planificar operacions de màrqueting en la introducció de nous productes al mercat. Ara bé, el seu abast pot anar molt més enllà de l’ús que se’n fa habitualment.  

A la xarxa hi ha diverses eines digitals disponibles que ajuden a l’hora de definir mapes d’actors, tot i que no exactament en la perspectiva de la gestió de projectes. Ara bé, són recursos útils en alguna de les fases indicades en aquest post i, molt especialment, per a la comunicació i disseny compartit amb les persones implicades en el projecte. 

Alguns exemples, que combinen l’explicació amb la comercialització d’una eina pròpia, són:  

• MIRO. Empresa dedicada a elaborar productes digitals que donen suport a processos creatius i d’innovació. Les seves aplicacions són versàtils i força emprades. Es dirigeix a l’àmbit empresarial, la consultoria, l’educació i l’emprenedoria.  Per exemple podríem utilitzar templates com aquest:

• MURAL. Ofereix solucions digitals per al treball en equip. Presenta una explicació sobre l’ús i la tècnica del mapa d’actors de manera útil i extensa, combinant-la amb imatges dels seus propis templates, com a recurs per comercialitzar el seu producte.  

• SMARTDRAW. Empresa de productes digitals que ofereix eines per a crear diagrames i visualització de dades. Presenta de manera esquemàtica els passos a seguir en la construcció de mapes d’actors i ofereix solucions digitals similars als d’altres empreses.